Spring til indhold

Et pre- og onboardingforløb for Rungstedgaards rungere

    Dette er et forløb henvendt til nye medarbejdere. Al tekst i kursiv er ment som “regibemærkninger”

    Setuppet:

    • SMS er valgt, fordi alle aldersgrupper bruger smartphone og modtager sms’er.
    • En åben hjemmeside kan tilgås af alle uden login (low enterance) og alt indhold er naturligvis kurateret ud fra alle tænkelige vinkler; det skal kunne læses af alle og samtidig give et overblik over, hvor en medarbejder kan finde de mere omfattende informationer (efter kontraktens underskrivelse) vha deep links til intra, som kræver login.
    • Vi har valgt følgende, så elementerne kan bruges både på en hjemmeside og i vores Learning Management System:

    Indhold, preboarding: Den person, der aftaler prøvevagten sender en sms med link til informationer med det samme. Hvis man klikker på linket kommer man til en hjemmeside med

    • overblik over stedet,
    • præsentation af de nærmeste kolleger og
    • hvilke forventninger vi har til den nye medarbejder fra dag nr 1 (“Sådan undgår du at falde igennem på første dag” kunne man omskrive det til).
    • En podcast om at være ny afløser her.
    • Kontaktoplysninger.

    Indhold og forløb er skrabet ned til det absolutte minimum for at undgå information overload. Målet med informationer til prøvevagten/preboardingen at skabe spændt forventning og “det tror jeg på, at jeg kan”. Den nye må gerne have LYST til at se næste sms, som omhandler repetition af første dag med kontrakt.

    Hej Runger på prøvevagt i receptionen

    Vi ser frem os til at møde dig og har samlet nogle få informationer, som du kan se igennem inden du begynder. Det drejer sig om:

    • Ankomst, velkommen 🙂
    • Sådan finder du vej til receptionen
    • Her er dine kolleger
    • Din påklædning i arbejdstiden
    • High Five – det er måden vi tæller til fem på
    • Rungere fortæller om at være Runger på Rungstedgaard

    Ankomst, velkommen 🙂

    Tryk på pile, runde plusser og links og kig dig omkring. Du kan åbne kortet i full screen ved at trykke på 

    Sådan finder du vej til restauranten

    Tryk på pile, runde plusser og links og kig dig omkring. Åbn i full screen med  og se om du kan finde omklædningen, personalekantinen og hvor der må ryges.SådanFind vej til receptionen på Rungstedgaard

    Her er dine kolleger

    På Rungstedgaard er der rigtig mange ansatte, så her er kun dine nærmeste kolleger vist.

    Din påklædning i arbejdstiden

    Når du klæder om – hjemmefra eller her på Rungstedgaard – skal du sørge for, at:

    • skjorten er strøget
    • du er nybarberet
    • og i det hele taget “ren og pæn”

     Vi har en form for uniform i receptionen. Vi går alle

    • med synlig navneskilt
    • i sorte eller mørkeblå lange bukser, jeans eller nederdel til knæene
    • i iyseblå tshirt eller skjorte
    • i behageligt tøj
    • med mobiltelefonen et sted, hvor gæsterne aldrig ser den

    Resten tager vi hen ad vejen – det vigtigste er smil og øjenkontakt.

    High five – det er måden vi tæller til fem på

    Her er vi alle værter. Klik dig ind på de fem huskeregler.

    To rungere fortæller

    En podcast med andre afløseres erfaring med at arbejde hos os. Tryk på den blå højttaler for at høre den.

    Er du i tvivl om noget eller har du spørgsmål?

    Du er velkommen til at ringe til XX på tlf mellem kl y og z. Ellers ses vi bare 🙂 Vi glæder os til at se dig og håber du vil falde godt til og blive “en af os” på Rungstedgaard.

    vh Marie, Susanne, Charlotte, Mette, Merethe, Louise og alle de andre (de samme navne som på første organistionsdiagram)

    Er du i tvivl om noget eller har du spørgsmål, er du velkommen til at ringe til XX på tlf mellem kl y og z. Ellers ses vi bare 🙂 Vi glæder os til at se dig og håber du vil falde godt til og blive “en af os” på Rungstedgaard. vh Marie, Susanne, Charlotte, Mette, Merethe, Louise og alle de andre (de samme navne som på første organistionsdiagram)


    Når kontrakten er underskrevet, sendes dette også som link i en sms. Denne del kan gøres automatisk, evt af Pia. Links kræver login!Denne del af onboardingen handler om alt det den nye medarbejder fik at vide første dag – og som med garanti er glemt igen 😉

    • En-linjes beskrivelse af underemnerne (hvorfor underemnet har relevans for den nye medarbejder) med deep links til personalehåndbogen på intra (kræver login!) – mao et “vedligeholdelsesfrit” opslagsværk for medarbejdere.
      • om forberedelse før arbejdet
      • om den praktiske hverdag
    • Repetition af den fysiske arbejdsstation og de informationer, der er der. I receptionen er der rigtig mange systemer man skal benytte, som man lige skal se hvor er igen.

    Derudover også

    • Organisationsdiagrammet er udviddet med div. afdelinger på Runstedgaard og i restauranten med de kolleger, som den nye højst sandsynligvis kommer i berøring med som nogle af de første.
    • Fordele ved at arbejde her vil blive introduceret.

    Hej igen

    Vi er glade for, at du skrev under på kontrakten – nu er du officielt én af os, velkommen 🙂

    Indtil nu har du fået en masse at vide, som du med garanti har glemt igen. Derfor har vi samlet de vigtigste overskrifter til dig her.

    • Din og vores planlægning, dvs før arbejdet
    • Mens du er på arbejde
      • Vidste du..
    • Det finder du i receptionsskabet
    • Mød flere af dine kolleger i receptionen og nogle af de andre i huset

    og som en slags bonusinformation

    • Faste medarbejderes erfaringer med at hjælpe nye rungere godt ind i arbejdet.
    • Fordele ved at arbejde her

    Din tjekliste

    • Har du modtaget en kode til Planday i din mail?
    • Har du fået udleveret et nøglekort?

     

    Din og vores planlægning, dvs før arbejdet

    For at der altid er det rigtige antal medarbejdere på arbejde, har vi en vagtplan, dvs en arbejdsplan. I den kan du læse, hvornår du skal møde, hvordan du får flere vagter og hvad du skal gøre, hvis du bliver syg. Vi bruger Planday til det. Her giver vi dig også besked om alt, der er vigtigt for dig at vide, når du møder på arbejde.

    • Download appen Planday og mød op når du har en vagt.
    • Når du er omklædt og parat til at møde den første gæst tjekker du ind i Planday.
    • Når din vagt er forbi tjekker du ud i Planday og klæder om bagefter.

    Hvad nu hvis?

    • Du ikke har downloadet appen? Så bruger du linket her.
    • Du gerne vil have flere vagter? Byd ind på vagten i Planday og vent til din leder har godkendt dit bud.
    • Du bliver syg? Hvis du kan, må du gerne prøve at bytte din vagt. Hvis du ikke kan bytte din vagt, skal du ringe til din afdelingsleder så hurtigt som muligt og altid inden arbejstidens begyndelse.
    • Du glemmer at tjekke ind/ud eller er blevet bedt om at blive længere end din planlagte vagt? Skriv en note i Planday.
    • Du har flere spørgsmål? (instruks mangler)

    Mens du er på arbejde

    Der er selvfølgelig en lang række regler vi følger – du kender allerede dem med påklædningen – men du skal også vide:

    • Dit nøglekort er vigtigt at bruge med omtanke! Hver gang du bruger dit nøglekort registreres det, så vi kan se, hvem, der har været i hvilket lokale hvornår. Giv straks besked i receptionen, hvis du mister dit nøglekort. Vi har også TV-overvågning af områder, der er skiltet.
    • Vi har ikke vores mobiltelefoner, hvor gæster kan se dem.
    • Vi drikker ikke alkohol i arbejdstiden – heller ikke i selvbetalte pause 😉
    • Rungstedgaard er et røgfrit område, men der er et rygeskur ved containerpladsen. Skal du ryge, så sørg for at du enten børster tænder eller hurtigt tygger lidt tyggegummi og vasker hænder inden du er tilbage blandt gæsterne, da de ikke må mærke røglugten. Ellers er tyggegummi i arbejdstiden no-go!
    • Hvis din vagt varer 6 timer eller mere kan du forvente en spisepause, som du selv betaler. Du får billig og god mad, når du er på arbejde.

    Vidste du

    Det finder du i receptionsskabet

    Brug “skyderen” for neden på billedet for at se indholdet af receptionsskabet

    Mød flere af dine kolleger i receptionen og nogle af de andre i huset

    Tryk på de runde plusser og mød nogle af kollegerne rundt omkring på Rungstedgaard, som du sandsynligvis møder i løbet af en arbejdsdag eller -uge.

    Fordele ved at arbejde her

    Du får tilskud til massage, wellness, fodpleje og rabat får du ved indkøb af vin, spiritus, kød og fisk gennem vores leverandører og hvis du vil købe briller eller solbriller.

    Du har fri adgang til fitness-faciliteter, træningshold og influenzavaccine.

    Læs mere om personalegoderne og hvad du skal gøre for at få rabat og tilskud.

    Er du i tvivl om noget eller har du spørgsmål?

    Personalehåndbogen finder du det meste, men du kan også klikke dig rundt på organisationsdiagrammet og se hvad de enkelte afdelinger kan hjælpe dig med.

    Du er velkommen til at ringe til XX på tlf mellem kl y og z.

    vh Marie, Susanne, Charlotte, Mette, Merethe, Louise og alle de andre (de samme navne som på første organistionsdiagram)


    Dyk ned i emnerne

    10 dilemmaer

    du kan opleve som runger

    Spil spillet her 🙂

    Planday

    Du modtager en velkomst-email og et login til vores vagtplaneringssystem, Planday, når du bliver ansat. Du kan med fordel downloade app’en Planday. Du logger ind med din email og den kode, der er blevet tilsendt.

    URL er: rungstedgaard.planday.dk

    Når du møder ind på vagt skal du tjekke ind i Planday, ligesom du skal tjekke ud efter endt vagt. Du tjekker ind efter omklædning og tjekker ud før omklædning. Glemmer du at tjekke ind/ud, eller er du blevet længere end din planlagte vagt, fordi der var behov for det, skal du skrive en note om, hvorfor dine tjek ind/ud tider ikke stemmer med din vagtplan.

    Det er også i Planday, at vi sender dig relevant information, og vi forventer, at du læser og forholder dig til den information, vi sender dig.

    Når du byder ind på en vagt, er den først ”din”, når din leder har godkendt den.

     

    Materialer kan udvælges til den enkelte medarbejder og sendes ud som sms-link som preboardingdelen. Materialer kan udvælges til hele grupper af medarbejdere. Materialerne kan også bruges ifm workshops med personalegrupper.

    Emnerne er alle fra personalehåndbogen og ikke i prioriteret rækkefølge:

    • Dilemmaer som runger/serviceforståelse
      • Kunderne er husets gæster og ansatte skal motiveres af at servicere
      • Fejl og mangler – sig det højt!
    • Ansættelse og regler (løn, ferie, sygdom etc).
    • “Ud i huset” og rundt i organisationen – det store organisationsdiagram med hele Rungstedgaard introduceret. Snitfladerne og hvad de forskellige afdelinger betyder for hinanden.
    • Trivsel: DiSC, Five behaviors, konflikthåndtering, trivselsudvalg
    • Lidt historie om huset og om Forsikringsakademiet

    Forløbet vil kunne udvides og udviklespå mange måder og med mange målgrupper i kikkertenIdeer til lag i 360 graders universetTil

    • Nye medarbejdere i hver enkelt afdeling, inkl nye undervisere
    • Kunder og gæster til konferencer
    • Kunder og gæster til selskaber
    • Private gæster
    • Her mangler dit input

    Om

    • Tilgængelighed (trapper, elevatorer, vejvisere…)
    • Kunsten ude og inde
    • Historie (vi har haft Bamse og Kylling boende!!)
    • Sprog og nationaliteter
    • Her mangler dit input

    Langtidsholdbart